Zmiany technologiczne w systemach faktoringowych

1 października 2019 Anna

Zmiany technologiczne w faktoringu są echem zmian zachodzących w całej branży finansowej. Jesteśmy świadkami przenoszenia wszystkich usług finansowych do przestrzeni online i dostosowywania ich do wymagań urządzeń mobilnych, prowadzona i wykorzystywana jest szczegółowa analityka w oparciu o Big Data i Machine Learning, projekty biznesowe są optymalizowane poprzez robotyzację zadań i automatyzację całych procesów. 

Czy innowacje te są już wykorzystywane w faktoringu, a jeżeli tak to w jakim stopniu, w których jego elementach?

Dziś opowiemy o zastosowaniu wszystkich najnowocześniejszych metod w systemach faktoringowym, na przykładzie naszego systemu Mint Faktor System. 

Jak innowacje technologiczne sprawdzają się w systemach faktoringowych?

Zautomatyzowanie całego procesu faktoringowego w przestrzeni online: BPA, RPA, workflow

Przeniesienie wszystkich usług finansowych do przestrzeni online i dostosowanie do wymogów urządzeń mobilnych musiało znaleźć swoje odzwierciedlenie w faktoringu — i na szczęście tak też się stało. Zadania, które wczoraj były realizowane przy pomocy poczty, faksów, w najlepszym przypadku drogą mailową, dziś wykonywane są przez aplikacje internetowe i pobierane online w formie plików XML lub EDI. Przeniesienie całego procesu do platform online’owych pozwoliło na automatyzację i robotyzację jego poszczególnych etapów. Przyjrzyjmy się, jak wygląda to dzisiaj w następujących po sobie krokach:

  • automatyzacja wniosków faktoringowych: zaprogramowane narzędzie pobiera za pomocą API dane gospodarcze ze wszystkich źródeł danych (przy pomocy integratora danych gospodarczych), łączy je i analizuje wnioski. Zaledwie po 10 minutach od pojawienia się wniosku w systemie analityk posiada komplet informacji o wszystkich stronach wniosku (faktorancie i odbiorcach) i na ich podstawie wydaje rekomendację bądź jedynie potwierdza decyzję wydaną przez zautomatyzowany program;
  • automatyzacja komunikacji: dokumenty są przekazywane automatycznie każdej z osób odpowiedzialnych za dany etap procesu, a pracownicy otrzymują powiadomienia o czekających na nich dokumentach w przestrzeni online;
  • automatyzacja przyjmowania i weryfikacji faktur: w momencie, kiedy faktorant wystawia fakturę i przesyła ją odbiorcy i faktorowi, zostaje ona automatycznie zagregowana przez panel klienta, a system jest w stanie samodzielnie zweryfikować zasadność, autentyczność faktury;
  • automatyczny dostęp w systemie faktora do faktur faktoranta (dzięki połączeniu systemu księgowego i systemu ERP klienta przy wykorzystaniu API): umożliwia to dodatkową weryfikację przez faktora cashflow faktoranta na podstawie faktur przychodowych i kosztowych;
  • automatyczne systemy analizujące poziom wykorzystanych limitów i obrotów na umowie, monitorujące umowy podejrzane o karuzele i próby wyłudzeń;
  • automatyczna wypłata środków faktorantowi przez faktora wraz z automatyzacją potrąceń i kompensat;
  • automatyczne mapowanie przelewów z konkretnymi należnościami: dziennie wpływa do firm faktoringowych kilkaset bądź nawet kilka tysięcy przelewów —ich odręczne przeglądanie byłoby ogromnie czasochłonne, więc odpowiednio zaprogramowane mechanizmy zastępują na tym polu pracowników;
  • automatyczne potwierdzanie korekt: w polskim prawie występuje obowiązek wystawienia potwierdzenia korekty faktury, a automatyzacja tego zadania znów zastępuje w tym powtarzalnym zadaniu człowieka;
  • automatyczny monitoring faktorantów: automaty na bieżąco weryfikują, co się dzieje z firmą, która posiada umowę faktoringową; po rozpoznaniu, że przedsiębiorstwo ma już odmienne możliwości finansowe, system powiadamia faktora, że należy wypowiedzieć umowę bądź, wręcz przeciwnie, zaproponować kolejne produkty.

W najbliższej przyszłości systemy faktoringowe będą w pełni zintegrowane za pomocą API z systemami ERP przedsiębiorców i cały proces będzie realizowany jeszcze bardziej bezobsługowo.

Agregacja danych gospodarczych i scoring

Zebranie danych gospodarczych o przedsiębiorstwie, pobranie ich z wielu źródeł i zweryfikowanie przez człowieka było zadaniem prostym, lecz czasochłonnym: zabierało zazwyczaj kilka godzin. Program wykonuje tę pracę w zaledwie 5 minut. Większość dostawców danych udostępnia swoje API pozwalające na pobieranie danych przez automaty, a systemy OCR potrafią konwertować raporty wyników firm ze skanów na tabele XML wykorzystywane z sukcesem przez system scoringowy.  Niekwestionowana korzyść dla klienta to tempo podejmowanej przez faktora decyzji, a dla faktora — błyskawiczny dostęp do materiałów pozwalających na podjęcie odpowiedniej i bezpiecznej decyzji.

Praca Komitetu Kredytowego Online

Komitet Kredytowy to kluczowe osoby w przedsiębiorstwie faktoringowym, których kalendarz zazwyczaj pęka w szwach. Osoby wchodzące w jego skład podejmują decyzję o zawiązaniu transakcji faktoringowych i w tym celu są zmuszone do cyklicznych spotkań.

Dzięki nowym technologiom i wdrożeniu systemu workflow analiza ryzyka, parametry transakcji i decyzje o umowach z klientami mogą zapadać w systemie online. Prezentuje on wszystkie potrzebne informacje, rekomendacje współpracowników i nie stawia ograniczeń co do lokalizacji, czasu i obecności fizycznej w jednym miejscu wszystkich członków Komitetu.

Online’owy system kontrolujący fraudy

System informatyczny wspiera faktora w identyfikacji fraudów i innych prób nadużyć. Systemy OCR są w stanie przeanalizować każdy załącznik i porównać go z parametrami finansowania, a analiza poziomu wykorzystania limitów faktoringowych w czasie pozwala wychwycić anomalie w stanie portfeli. Algorytmy Machine Learning analizują faktury i dane, przekazując do weryfikacji te niepasujące do wzorca — a co za tym idzie: podejrzane o fraud.

OCR

Odczytywanie kluczowych danych ze skanów faktury minimalizuje nakład pracy klientów, którzy nie muszą przepisywać danych, jak również oszczędza czas pracy faktora, ponieważ kwoty i daty z faktur są weryfikowane przez automat.

API

API umożliwia łączenie różnych systemów w jedno środowisko, w tym integrację z systemami ERP faktorantów i odbiorców, co pozwala zarówno faktorowi, jak i klientowi na zautomatyzowaną obsługę finansowania bez weryfikacji i narzutu pracy operatorów.

W mikrofaktoringu integracje przez API pozwalają dodatkowo dotrzeć do nowych klientów dzięki udostępnianiu interfejsu gotowego do połączenia z systemami ERP konsumentów.

W przypadku faktorów bankowych API zapewnia połączenie się z bankowością elektroniczną i wprowadzenie usługi faktoringu dla klientów SOHO/MŚP Banku.

Projektowanie zgodne z UX

Przejrzyście zaprezentowane informacje i łatwość w obsłudze platformy faktoringowej skutecznie wiążą klienta z systemem danego faktora. Panel klienta to miejsce, z którego korzysta księgowa, ale też i osoby decyzyjne weryfikujące wniosek faktorantów.

System do faktoringu powinien posiadać odpowiednio dostosowane widoki dashboardu i zdefiniowane zestawy dostępów (do ograniczonego we właściwy sposób zakresu danych) dla każdej z grup użytkowników: biznesowych, księgowych czy chociaż brokerów.

Platformy faktoringowe powinny wyznaczać trendy, tak jak czołowe banki czy FinTechy oferujące coraz nowocześniejsze UX-y swoich webowych i mobilnych aplikacji. Na tym polu warto także realizować strategie up-sellingu i cross-sellingu kolejnych produktów finansowych.

Technologie mobilne

Dostosowanie systemu faktoringowego do urządzeń mobilnych minimalizuje ryzyko transakcji oraz przyspiesza wypłatę środków. Przykładowo: umożliwiając faktorantom wgrywanie faktury z telefonu tudzież odbiorcom upload WZ i innych dokumentów magazynowych, faktor otrzymuje automatycznie zdjęcia dokumentów potwierdzających wydanie/ odbiór towaru i uruchamia wypłatę środków.

Machine Learning

Faktor w swoich systemach posiada mnóstwo danych, które stanowią historie finansowań tysięcy podmiotów gospodarczych. Algorytmy Maszynowego Uczenia wykorzystują te informacje i odnajdują poszukiwany wzorzec. Użycie technik Machine Learning może całkowicie zautomatyzować monitoring umów; bazując na wzorcach z historii, algorytm jest w stanie przewidzieć rosnące ryzyko kolejnych transakcji faktoringowych z odbiorcami i faktorantami, jeżeli parametry portfela są coraz słabsze albo — z drugiej strony — może wesprzeć sprzedaż i ułatwić faktorowi podjęcie decyzji o podniesieniu limitów faktoringowych z powodu rosnącej kondycji portfela danego klienta.

W najbliższych latach z pewnością uda nam się jeszcze bardziej wykorzystać potencjał Machine Learning, zautomatyzować kolejne elementy procesu, oddać zadania w ręce zrobotyzowanych aplikacji. Szacuje się, że aby osiągnąć ten cel, około 80% korporacji i operatorów finansowych w ciągu najbliższych 3—5 lat zwiększy współpracę z FinTechami.

Instytucje finansowe, w tym faktoringowe, są świadome tego, że muszą dostosować się do zachodzących zmian oraz oczekiwań nowych konsumentów, aby zachować swoją pozycję konkurencyjną – oraz aby nie stracić rynku. Zainteresowanych optymalizacją obecnych systemów i wdrożeniami nowoczesnych metod serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszym software housem

Zobacz wdrożenia RPA i BPA u naszych klientów, czytając historię ich sukcesów popartą liczbami:

Co możemy zrobić dla Ciebie ?

Masz pomysł, działający system, a może potrzebujesz dedykowanego oprogramowania bądź automatyzacji i robotyzacji procesów?

Sprawdź nasze usługi i umów się na spotkanie.