Jak zadbać o brak zaległości w płatności faktur?

21 stycznia 2020 Anna

2,7 mln dłużników znajduje się obecnie w Krajowym Rejestrze Długów (KRD). Ich łączne zadłużenie wynosi 54,7 mld zł – to o ponad 182% więcej niż jeszcze pięć lat temu. Szczególnie szybko rośnie zadłużenie jednoosobowych działalności gospodarczych – w ciągu ostatnich trzech miesięcy wzrosło o 162 mln zł i osiągnęło poziom 5,2 mld zł.

Powyższe dane wyraźnie pokazują, że nieuregulowane płatności są w Polsce zjawiskiem powszechnym. Zanim jednak sprawa stanie się na tyle poważna, że dojdzie do wpisania dłużnika do KRD, wierzyciel może podjąć pewne kroki, które zwiększą jego szanse na odzyskanie długu, przy jednoczesnym zachowaniu dobrych relacji z kontrahentem.

W jaki sposób możesz zmotywować kontrahenta do spłaty długu?

Tradycyjnym sposobem na odzyskanie zaległych płatności jest windykacja. Wyróżniamy jej dwa typy: miękką (polubowną) i twardą. Windykacja polubowna opiera się przede wszystkim na przypominaniu dłużnikowi o niezapłaconych należnościach, które przyjmuje formę:

  • SMS-ów,
  • e-maili,
  • listów,
  • telefonów
  • bezpośrednich wizyt.

Jeżeli pomimo licznych ponagleń dłużnik nadal nie podejmuje żadnych kroków, aby uregulować niezapłacone faktury, trzeba przejść na grunt windykacji twardej, czyli na przykład przekazać sprawę do sądu lub zgłosić dłużnika do Krajowego Rejestru Dłużników (KRD) bądź na inne listy dłużników, np. dlugi.info. Na Twoją korzyść działa ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, która daje Ci prawo do domagania się od dłużnika pokrycia kosztów procesu windykacyjnego.

Proces windykacyjny nie jest niczym przyjemnym ani dla dłużnika, ani dla wierzyciela – czy istnieją więc działania, które można podjąć, aby sprawa niezapłaconej faktury nie zaszła tak daleko?

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, jak istotne są w tym przypadku czynności prewencyjne –  monitoring płatności, który opiera się na sukcesywnym i konsekwentnym przypominaniu kontrahentowi o zbliżającym się terminie płatności faktury. Jeżeli ponadto zaangażujesz do tych czynności specjalny system, który, nieugięty, działa automatycznie podług twardych reguł – jeszcze bardziej zwiększysz swoje szanse na odzyskanie zaległych płatności a dodatkowo zaoszczędzisz dużo pracy i czasu. 

Świadomi bolączek naszych konsumentów i mając doświadczenie w tworzeniu automatyzacji systemów finansowo-księgowych, stworzyliśmy:

Mint Debt System – system do monitorowania płatności i windykacji faktur

Monitoring płatności

Ten etap rozpoczyna się po wprowadzeniu faktury do naszego systemu. Gdy zbliża się termin płatności faktury, system wysyła do klienta przypomnienie o płatności:

  • w formie e-maila – 3 dni przed upływem terminu,
  • w formie SMS-a – 1 dzień przed upływem terminu.

Windykacja polubowna

Jeśli po upływie terminu płatności faktura nadal pozostaje niezapłacona, przechodzimy do kolejnego etapu, czyli windykacji polubownej. Wówczas system wysyła do klienta wezwanie do zapłaty:

  • w formie SMS-a – 1 dzień po upływie terminu, 
  • w formie e-maila – 3 dni po upływie terminu,
  • w formie voice calla – 7 dni po upływie terminu,
  • w formie listu poleconego – 15 dni po upływie terminu.

Na tym etapie wierzyciel ma możliwość wybrania trybu negocjacji z klientem, tzn. rozłożenia długu na raty. Jeśli dłużnik przystanie na taką opcję, system wysyła mu przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności raty.

Tradycyjna windykacja

Jeżeli – pomimo wszystkich przypomnień i wezwań do zapłaty – klient nie ureguluje należności, po 30 dniach od upłynięcia terminu płatności faktura przechodzi do tradycyjnej windykacji. W tym przypadku istnieje kilka możliwości, np. wpisanie dłużnika do KRD lub giełd wierzytelności, skierowanie sprawy do e-sądu. Nasz system zachowuje całą dokumentację potwierdzającą przebieg procesu monitorowania i windykacji – w razie potrzeby może ona zostać wykorzystana w sądzie.

W naszym systemie masz do wyboru jeden z dwóch modeli działania:

White label

Otrzymujesz licencję na system z możliwością, m.in.:

  • modyfikacji systemu,
  • modyfikacji ścieżek windykacji,
  • konfiguracji maili i powiadomień,
  • modyfikacji harmonogramu kontaktów z dłużnikiem,
  • połączenia z Twoimi wewnętrznymi systemami.

Integracja z API

Jakie korzyści zapewni Ci automatyzacja monitoringu płatności i windykacji faktur?

  • 62% – o tyle wzrasta spłacalność zobowiązań, jeśli klient regularnie otrzymuje przypomnienia o płatnościach,
  • czas potrzebny na wysyłanie powiadomień ulega skróceniu – robot wykonuje wszystkie czynności znacznie szybciej niż człowiek,
  • pracownicy nie muszą zaprzątać sobie głowy żmudnym wysyłaniem powiadomień, dzięki czemu mogą się skupić na innych obowiązkach,
  • w przeciwieństwie do człowieka —„pamięć” robota jest niezawodna, dlatego masz gwarancję, że kontrahent będzie otrzymywał powiadomienia regularnie.

Zobacz wdrożenia RPA i BPA u naszych klientów, czytając historię ich sukcesów popartą liczbami:

Co możemy zrobić dla Ciebie ?

Masz pomysł, działający system, a może potrzebujesz dedykowanego oprogramowania bądź automatyzacji i robotyzacji procesów?

Sprawdź nasze usługi i umów się na spotkanie.