Automatyzacja księgowo-rozliczeniowa – kiedy robot rozwija Twoją księgowość

8 sierpnia 2019 Anna

Księgowość jest obszarem, w którym postęp technologiczny jest ogromnie widoczny. Jeszcze do niedawna w większości przedsiębiorstw całością działań związanych z księgowością zajmowali się wyspecjalizowani pracownicy, jednak ostatnio firmy coraz częściej decydują się na robotyzację działu finansowo-podatkowego i automatyczne księgowanie.

Automatyzacja procesów księgowych polega na skonstruowaniu specjalnego programu, który przejmuje od normalnego pracownika najbardziej rutynowe i czasochłonne – a zarazem najmniej lubiane – obowiązki.

Jak wygląda robotyzacja zadań księgowych w praktyce?

Udoskonalenie obiegu dokumentów i automatyczne księgowanie

Automatyzacja jest kluczowym elementem digitalizacji procesu obiegu dokumentów. W przypadku robotyzacji obiegu i księgowania faktur program przejmuje zadania związane z wszelkiego rodzaju dokumentami, m.in.:

  • wprowadzanie danych księgowych,
  • przepisywanie danych z faktur do systemów,
  • generowanie umów księgowych.

Zgodność z nowymi rozporządzeniami

Od 2015 roku polski rząd wprowadza pewne regulacje dotyczące działań księgowych; wdrażane przez software house automatyzacje są w pełni zgodne ze wszystkimi zarządzeniami.

Jednym z takich rozporządzeń jest Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to zestaw plików będący zbiorem danych o operacjach gospodarczych za dany okres. Celem wdrożenia JPK było usprawnienie działania organów podatkowych przez skrócenie czasu wykonywanych przez nie czynności oraz ograniczenie ich kosztów. Podmiot gospodarczy ma obowiązek generować i wysyłać pliki JPK do Urzędu Skarbowego, a robot może wykorzystać je i wykonać analizę kondycji finansowej przedsiębiorstwa. 

Automatyzacja przelewów i płatności

Dotychczas pracownicy musieli osobiście zajmować się wszelkiego rodzaju płatnościami. Obecnie wiele z tych działań, jak wypłacanie wynagrodzeń, monitorowanie transakcji zakupu i sprzedaży, naliczanie premii, można powierzyć robotom. Wdrożenie specjalnego programu pozwala również na automatyzację wysyłki środków i rozliczanie wyciągów bankowych z pełnym wsparciem Split Payment mechanizmem, który zakłada rozdzielanie płatności na dwa odrębne rachunki rachunek dostawcy i specjalny rachunek VAT.

Kolejną korzyść płynącą z robotyzacji stanowi integracja z bankowością elektroniczną, która umożliwia pobranie historii transakcji w postaci plików w formacie MT940, co ułatwia automatyczne importowanie danych do systemu księgowego.

Automatyzacja windykacji

Robotyzacja procesów windykacyjnych sprawia, że cały proces ulega znacznemu skróceniu i generuje mniejsze koszty. 

Program pobiera z systemu finansowego dane o fakturach, dzięki czemu może nieustannie nadzorować dokonywanie płatności, i przesyła do klientów przypomnienia w postaci SMS-ów lub e-maili, a w razie zaległości w uiszczaniu opłat automatycznie generuje i dostarcza wezwania do zapłaty i ewentualne kolejne ponaglenia. W przypadku, gdy dłużnik, pomimo otrzymanych upomnień, nadal zwleka z uregulowaniem należności, program przekazuje sprawę do firmy windykacyjnej.

Jakie korzyści zapewnia automatyzacja księgowo-rozliczeniowa?

Obowiązki związane z rachunkowością wymagają szczególnej skrupulatności oraz skupienia – jest to obszar, w którym nietrudno o błąd ludzki. Dzięki robotom ryzyko pomyłki zostaje zminimalizowane, co wyraźnie wpływa na wzrost wydajność firmy.

Roboty przejmują od tradycyjnych pracowników:

  • rozliczenia robot może, m.in. uregulować koszty podróży czy wynagrodzenia,
  • księgowanie faktur robot mechanicznie pobiera z dokumentu potrzebne informacje oraz loguje się do systemu księgowego, w którym wpisuje odpowiednie dane,
  • sprawdzanie transakcji robot sprawdza poprawność dokumentów i płatności oraz wysyła podsumowanie z całego dnia zawierające informacje o błędach i nietypowych transakcjach.

W czasie, gdy robot zajmuje się powyższymi zadaniami, tradycyjny pracownik może się skupić na kliencie i jego biznesie: przygotowuje dla przedsiębiorcy prognozy finansowe, pomaga w układaniu biznesplanu, doradza w podejmowaniu decyzji inwestycyjnych i organizacji finansowania, szuka dla przedsiębiorcy legalnych oszczędności podatkowych, na bieżąco śledzi wszelkie zmiany legislacyjne, poszerza swoją wiedzę i zwiększa kompetencje.

Podsumowanie

Standardowe wyobrażenie pracownika księgowości otoczonego stosami dokumentów stopniowo odchodzi w niepamięć. Automatyzacja księgowości jest dla firmy szansą na zwiększenie wydajności i ograniczenie ponoszonych kosztów. Roboty odciążają ludzi i pozwalają im wykorzystać swoje zasoby w ramach bardziej wymagających i kreatywnych zadań. Robotyzacja nie jest zagrożeniem dla branży, tylko szansą na jej bardziej dynamiczny rozwój.

Nasze realizacje w zakresie automatyzacji księgowości

Przeprowadziliśmy automatyzację części procesów dla platformy LeaseLink, która umożliwia płatności leasingiem na zasadzie szybkiego przelewu za zakupy przedsiębiorców. Opracowany przez nas system zautomatyzował proces księgowania faktur oraz przesyłania danych, umów, wniosków i transakcji, a także procesy księgowe programu komputerowego .

Opracowaliśmy system faktoringowy dla firmy Pragma Faktoring S.A. obecnie najważniejszego faktora spoza sektora bankowego. Stworzony przez nas system umożliwił automatyzację procesów faktoringu i pokrewnych, np. wsparcie procesu sprzedaży oraz obsługę operacji i rozliczeń, a także generowanie raportów oraz ograniczenie pracy manualnej .

Zobacz wdrożenia RPA i BPA u naszych klientów, czytając historię ich sukcesów popartą liczbami:

Co możemy zrobić dla Ciebie ?

Masz pomysł, działający system, a może potrzebujesz dedykowanego oprogramowania bądź automatyzacji i robotyzacji procesów?

Sprawdź nasze usługi i umów się na spotkanie.