Automatyzacja formularzy i robotyzacja procesu zapisu do systemów ERP, CRM
i SAP

5 września 2019 Anna

Na rynku wciąż można znaleźć firmy, które nadal w całości bazują na dokumentach w tradycyjnej – i przestarzałej – papierowej formie. Z tego powodu cały proces zawierania umów znacznie się wydłuża. Klient musi osobiście stawić się w placówce i podpisać stosowne dokumenty. Następnie pracownik ma obowiązek je zeskanować i wprowadzić dane do systemu informatycznego. W przypadku, gdy dana firma obsługuje codziennie setki papierowych umów, do zarządzania nimi potrzebny jest bardzo liczny zespół. Na szczęście, obsługa dokumentacji należy do rutynowych czynności, do której można oddelegować roboty

Automatyzacja – sposób na zarządzanie dokumentami

Automatyzacja procesu obiegu dokumentów połączona z ich digitalizacją znacznie usprawnia codzienne funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa:

  • zminimalizowane zostaje ryzyko popełnienia błędu przy wprowadzaniu dużych ilości danych do systemu,
  • dostęp do dokumentów w formie cyfrowej jest znacznie łatwiejszy, podobnie jak ich przechowywanie,
  • pracownicy mogą się skupić na bardziej skomplikowanych obowiązkach, podczas gdy roboty zajmują się dokumentacją.

Jak zautomatyzować zarządzanie dokumentami?

KROK 1: ujednolicenie form zbierania danych

Jednym z problemów, z którym firmy muszą sobie radzić, jest duże zróżnicowanie form, w jakich pracownicy otrzymują dane od klientów (papierowe dokumenty wypełnione ręcznie, skany, formularze online, itd). Ich niejednolitość utrudnia pracę i wydłuża cały proces.

Pierwszym krokiem na drodze automatyzacji tych procesów powinno być ujednolicenie form zbierania informacji od klientów. Dobrym rozwiązaniem jest zastosowanie formularzy interaktywnych na stronie internetowej, z których automatycznie mogą być generowane umowy. Innym sposobem są wnioski w formie plików PDF, które wypełnia się przy pomocy klawiatury, a nie długopisu. 

KROK 2: zautomatyzowanie wprowadzania danych do systemu

Dzięki ujednoliceniu form zbierania danych nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania informacji do systemu informatycznego. Formularz z danymi wprowadzonymi przez klienta automatycznie trafia do systemu, gdzie zostaje mu nadany numer. Wówczas klient otrzymuje umowę drogą elektroniczną lub tradycyjną, a następnie podpisuje dokument i odsyła go pocztą lub wykonuje skan i przesyła go mailem. W niektórych przypadkach istnieje możliwość podpisu elektronicznego.

W momencie, gdy firma otrzymuje podpisane przez klienta dokumenty, należy je porównać z informacjami znajdującymi się w systemie. Jeżeli umowa została przysłana tradycyjną pocztą, najpierw trzeba ją zeskanować. Przy pomocy funkcji OCR dane znajdujące się w dokumentach są sczytywane. Następnie program odnajduje w bazie numer formularza i automatycznie weryfikuje informacje zawarte w umowie. Dane są zapisywane w systemach ERP, CRM lub SAP z opcją weryfikacji automatycznej lub manualnej. Informacje zostają podpięte do kartoteki klienta, a wtedy zostaje wysłane powiadomienie o zmianie statusu, dzięki czemu mogą być prowadzone dalsze czynności.

Gdzie można wykorzystać automatyzację tych procesów?

Instytucje finansowe

Wszystkie przedsiębiorstwa, aby zatrzymać przy sobie klientów, muszą dostosowywać się do ich oczekiwań. Obecnie ludzie chcieliby wszystkie formalności załatwiać bez wychodzenia z domu, dlatego instytucje finansowe wprowadzają możliwość pobierania potrzebnych dokumentów ze strony internetowej lub wypełniania wniosków online. Na stronach większości banków już od dłuższego czasu  można składać wnioski o:

  • kredyty i pożyczki,
  • karty,
  • konta,
  • ubezpieczenie
  • leasing etc.

Z kolei firmy ubezpieczeniowe umożliwiają klientom wypełnianie formularzy online, zgłaszanie zdarzeń/szkód i składanie wniosków o wypłatę świadczeń przez Internet. Instytucje finansowe pozwalają ponadto na składanie reklamacji bez wychodzenia z domu.

Służba zdrowia

W branży medycznej drzemie ogromny potencjał dla sektora IT, jednak polska służba zdrowia znajduje się dopiero na początku zmian związanych z cyfryzacją do całkowitego wyeliminowania papierowej dokumentacji pozostaje jeszcze długa droga.

Istotnym działaniem w tym zakresie jest wprowadzenie e-recept, e-skierowań i e-zwolnień, a także digitalizacja dokumentacji medycznej. Wdrożenie tych usług przyniesie wiele korzyści, gdyż lekarze nie będą zmuszeni ręcznie wypisywać wymienionych druczków, a wszystkie dane będą trafiać bezpośrednio do systemu informatycznego, co także usprawni przepływ informacji pomiędzy różnymi podmiotami. Wszystkie te usługi są sukcesywnie wdrażane, tak aby w ciągu najbliższych lat papierowe dokumenty odeszły w niepamięć. 

Administracja

Państwo polskie konsekwentnie zmierza w kierunku cyfryzacji administracji, czego dowodem są kolejne e-usługi, które umożliwiają załatwianie zasadniczych spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Obywatele polscy mają do dyspozycji kilkanaście platform i portali rządowych, a do najważniejszych z nich należą ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) i obywatel.gov, które pozwalają na m.in.:

  • złożenie wniosku o dowód osobisty, a także zgłoszenie jego uszkodzenia lub zgubienia,
  • zgłoszenie urodzenia dziecka,
  • złożenie wniosku o odpis aktu stanu cywilnego i innych,
  • pobranie zaświadczenia o niekaralności,
  • złożenie wniosku o kartę EKUZ,
  • bieżące monitorowanie statusu wniosków.

Obecnie trwają ponadto prace nad Portalem Rzeczypospolitej Polskiej, który ma stanowić bramę do wszystkich informacji i e-usług publicznych.

Zakończenie

Mimo iż wyraz “dokument” nadal w pierwszej kolejności przywołuje na myśl kartkę papieru, to rzeczywistość pokazuje, że coraz częściej przybiera on formę cyfrową. Digitalizacja dokumentów wraz z automatyzacją procesów back office może w dużym stopniu usprawnić działanie każdego przedsiębiorstwa. Z tego względu, że coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie tych rozwiązań, niedługo będą one konieczne, aby nie stracić swojej pozycji na rynku.

Zobacz wdrożenia RPA i BPA u naszych klientów, czytając historię ich sukcesów popartą liczbami:

Co możemy zrobić dla Ciebie ?

Masz pomysł, działający system, a może potrzebujesz dedykowanego oprogramowania bądź automatyzacji i robotyzacji procesów?

Sprawdź nasze usługi i umów się na spotkanie.